Privacyverklaring

INLEIDING

MNBS B.V. (geregistreerd bij het handelsregister onder nummer 87050714, hierna: ‘Flex@ble’) hanteert een strikt privacy beleid. Wij nemen privacy uiterst serieus en behandelen persoonlijke informatie zorgvuldig en vertrouwelijk. Deze privacyverklaring geeft aan hoe wij omgaan met de gegevens van onze werkzoekenden, kandidaten, werknemers, (werkzame) uitzendkrachten, zzp’ers en zakelijke klanten en relaties.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kenmerkend zijn voor een individu (ook wel betrokkene genoemd) of die naar een individu (natuurlijke persoon) zijn te herleiden. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan NAW-gegevens maar ook een telefoonnummer of gegevens over ras, godsdienst of gezondheid.

Flex@ble is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’). Flex@ble is in dat kader verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en stelt vast hoe en waarvoor deze persoonsgegevens worden verwerkt.

Hierna zetten wij nader uiteen welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor, hoelang en met wie wij persoonsgegevens delen. Tevens staat vermeld welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die kunnen uitoefenen.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN HOE LANG?

Wij verwerken persoonsgegevens van de navolgende personen:

• Werkzoekenden en kandidaten;

• Werknemers en bij Flex@ble werkzame uitzendkrachten en zzp’ers;

• Zakelijke relaties, zoals leveranciers en opdrachtgevers (voor zover dat natuurlijke personen zijn);

• Contactpersonen van zakelijke relaties zoals leveranciers en opdrachtgevers.

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hier beschreven doeleinden. Wij streven daarbij naar een minimale gegevensverwerking, wat betekent dat wij waar mogelijk minder of geen persoonsgegevens verwerken en de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de hierna genoemde doeleinden van de gegevensverwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen. De persoonsgegevens worden na het verstrijken van de relevante bewaartermijnen vernietigd.

Wij verwerken van de hierna genoemde (natuurlijke) personen in elk geval de volgende persoonsgegevens:

WERKZOEKENDEN EN KANDIDATEN

• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.

• IP-adres en surfgedrag (bij inschrijving via onze website of app), geografische data;

• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat;

• Kopie identiteitsbewijs;

• Informatie over opleiding, stages en werkervaring;

• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die de kandidaat zelf of via ons platform heeft gevolgd of gedaan;

• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;

• Gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;

• Gegevens aan de hand waarvan de kandidaat zichzelf presenteert (video, foto).

Wij verwijderen deze gegevens als de werkzoekende of kandidaat dit zelf aangeeft of als wij geen gebruik maken van het aanbod. Alleen met toestemming van de betrokkene bewaren wij de gegevens gedurende een langere tijd en maximaal twee jaar. Een kopie van het identificatiebewijs wordt na vier weken na opname in onze administratie vernietigd, tenzij de werkzoekende of kandidaat een dienstverband of uitzendovereenkomst bij ons krijgt aanboden.

WERKNEMERS EN BIJ FLEX@BLE WERKZAME UITZENDKRACHTEN EN ZZP’ERS

• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en andere contactgegevens;

• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat;

• Informatie over opleiding, stages en werkervaring;

• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die de betrokkene zelf of via ons platform heeft gevolgd of gedaan;

• Gegevens over beschikbaarheid en verlof.

• Nationaliteit, BSN, kopie identiteitsbewijs (behalve van zzp’ers), een eventuele verblijfs- en werkvergunning.

• Gegevens in het kader van een (noodzakelijke) screening.

• Gegevens betreffende de aard en inhoud van vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan.

• Gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

• Gegevens aan de hand waarvan de betrokkene zichzelf presenteert (video en/of foto).

Voor zover wij deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, vernietigen wij de gegevens nadat de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Alle overige gegevens verwijderen wij na twee jaar, behoudens beeldmateriaal (video, foto’s) die wij op eerste verzoek van de betrokkene verwijderen.

(CONTACTPERSONEN VAN) OPDRACHTGEVERS EN ANDERE ZAKENRELATIES

• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.

Wij zijn verplicht gegevens relevant voor onze administratie gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen te bewaren. Alle overige persoonsgegevens zullen wij uiterlijk twee jaar na het eindigen van de zakelijke relatie of na vertrek van de contactpersoon bij de zakelijke relatie verwijderen.

WAARVOOR GEBRUIKEN WE DE PERSOONSGEGEVENS?

Wij gebruiken de hiervoor genoemde persoonsgegevens voornamelijk om onze wettelijke verplichtingen na te leven en om onze diensten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Deze diensten bestaan hoofdzakelijk uit het bemiddelen van werkzoekenden naar opdrachtgevers en het tewerkstellen van uitzendkrachten en zzp’ers bij opdrachtgevers. Daarnaast gebruiken wij de persoonsgegevens om de hierna vermelde redenen.

PERSOONSGEGEVENS VAN WERKZOEKENDEN EN KANDIDATEN

• Beoordeling van geschiktheid en beschikbaarheid van betrokkenen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.

PERSOONSGEGEVENS VAN WERKNEMERS EN BIJ FLEX@BLE WERKZAME UITZENDKRACHTEN EN ZZP’ERS

• Registratie en verwerking van gewerkte uren in ons salarissysteem (bij werknemers en uitzendkrachten).

• Aangaan en onderhouden van een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met de betrokkene en het uitvoeren van de hiervoor relevante administratie, waaronder het betalen van loon of een vergoeding.

• Nakomen van re-integratieverplichtingen van werknemers (en eventueel uitzendkrachten) en voldoen aan een (vanuit de overheid opgelegde) verplichting om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

• Verwerken van persoonsgegevens in het kader van een screening op verzoek van onze opdrachtgevers.

• Het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid van betrokkenen, waaronder training, opleiding en testen.

• Aanvraag van personeel gerelateerde subsidies.

PERSOONSGEGEVENS IN VERBAND MET ZAKENRELATIES

• Het versturen van offertes en/of het informeren van zakenrelaties over onze diensten naar aanleiding van een verzoek daartoe.

• Vastlegging van de overeenkomst met de opdrachtgever, het onderhouden en naleving van die overeenkomst met de opdrachtgever en facturering.

• Vastlegging van de overeenkomst met leveranciers en adviseurs, het onderhouden en naleving van die overeenkomst met leveranciers en adviseurs.

OVERIGE REDENEN VOOR VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

• Naleving van wet- en regelgeving, onder meer inzake identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en socialezekerheidswetgeving en bestrijding van fraude. Dit omvat tevens de in verband hiermee noodzakelijke diensten die aan ons worden verleend door partijen met specifieke expertise, zoals belastingadviseurs, accountants, juridisch adviseurs en adviseurs op het gebied van kwaliteitsbevordering.

• Om aan de hand van jouw surfgedrag daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.

• Om aan de hand van jouw surfgedrag over verschillende websites onze producten en diensten afstemmen op jouw behoefte.

• Het benaderen van betrokkenen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties van Flex@ble die interessant voor hen kunnen zijn, uitsluitend indien zij zich daarvoor hebben aangemeld.

• Ten behoeve van de communicatie.

• Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

OP GROND WAARVAN VERWERKEN WIJ DE PERSOONSGEGEVENS?

Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er een grondslag zijn. Wij verwerken persoonsgegevens op de navolgende grondslagen:

WERKZOEKENDEN EN KANDIDATEN

• Aan ons verleende toestemming;

WERKNEMERS EN BIJ FLEX@BLE WERKZAME UITZENDKRACHTEN EN ZZP’ERS

• Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene;

• Nakoming van wettelijke verplichtingen (onder andere op grond van de fiscale regelgeving).

• Toestemming van de betrokkene voor het toezenden van marketing-uitingen en het gebruiken van beeldmateriaal.

• Gerechtvaardigd belang, onder meer bij het beoordelen van uitzendkrachten en zzp’ers op integriteit, geschiktheid en betrouwbaarheid (screening), om kwaliteitssystemen te ontwikkelen en om accountantscontrole te laten plaats vinden.

(CONTACTPERSONEN VAN) OPDRACHTGEVERS EN ANDERE ZAKENRELATIES

• Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene;

• Nakoming van wettelijke verplichtingen (onder andere op grond van de fiscale regelgeving).

• Toestemming van de betrokkene.

ALGEMEEN

Er kunnen zich nog andere situaties voordoen waarin wij persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang van Flex@ble (bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering voor onze dagelijkse bedrijfsvoering).

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een wettelijke of contractuele verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst met u, dan is het belangrijk dat u de door ons gevraagde gegevens aan ons verstrekt. Doet u dit niet, dan kunnen wij de overeenkomst met u niet uitvoeren of bent u wellicht zelf in overtreding.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan heeft u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Vanaf dat moment zullen wij per direct stoppen met het verwerken van die persoonsgegevens.

HET DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij delen de verzamelde persoonsgegevens uitsluitend met derden ter ondersteuning van de hiervoor genoemde doeleinden of indien dit wettelijk verplicht is. Aan wie welke persoonsgegevens worden verstrekt hangt af van de situatie.
Wij kunnen uw persoonsgegevens uitsluitend delen met derden als dit verenigbaar is met de in het voorgaande genoemde doelen. Verstrekking aan derden kan noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij met u sluiten, noodzakelijk zijn voor de beharti-ging van een gerechtvaardigd belang van ons, of noodzakelijk zijn om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting die op ons rust.
Gegevens kunnen worden doorgegeven aan: SendinBlue (e-mailmarketing), Google (advertenties, retargeting, analytics), Meta (advertenties en retargeting), LinkedIn (advertenties en retargeting). Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven evenwel verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Buiten de voorgaande situaties verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen aan andere derden met uw nadrukkelijke toestemming.

WERKZOEKENDEN EN KANDIDATEN

Wij delen alleen persoonsgegevens met potentiële opdrachtgevers of toezichthoudende autoriteiten als dit uit de aard van onze relatie met de betrokkene voortvloeit en/of wettelijk is toegestaan dat wij de persoonsgegevens met hen mogen delen.

WERKNEMERS EN BIJ FLEX@BLE WERKZAME UITZENDKRACHTEN EN ZZP’ERS

Wij zijn verplicht tot het verschaffen van persoonsgegevens aan bevoegde autoriteiten en instanties, zoals:

• Belastingdienst, sociale verzekeringsinstanties en de arbeidsinspectie;

• Arbodienst;

• Adviseurs en andere leveranciers van expertisediensten, die wij inschakelen in verband met een correcte naleving van onze wettelijke verplichtingen;

• Instellingen belast met toezicht op naleving van cao-verplichtingen, zoals Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten (SNCU);

• Overige relevante overheidsinstellingen en toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Daarnaast zijn wij verplicht om bepaalde persoonsgegevens van uitzendkrachten en zzp’ers te verschaffen aan opdrachtgevers/inleners waar zij tewerk worden gesteld.

COOKIES, OF VERGELIJKBARE TECHNIEKEN, DIE WIJ GEBRUIKEN

Voor onze website gebruiken wij verschillende cookies. Hiermee kunnen we het gebruik van de bezoekers meten en vervolgens optimale gebruikservaring te bieden. Wij gebruiken de volgende cookies op onze website:

• Functionele cookies: de functionele cookies zijn ook wel de technische cookies van de website die noodzakelijk zijn voor de functionering van de website. Zij kunen diverse doelen hebben en zorgen dat de website rekening houdt met de voorkeuren van jouw als gebruiker. Waaronder inloggegevens & wachtwoorden kunnen onthouden worden, de inhoud kan worden aanpast, taalvoorkeuren kunnen worden overgenomen.

• Tracking cookies: de tracking cookies houden individueel surfgedrag bij en stellen profielen op om bijvoorbeeld gerichte advertenties mogelijk te maken.

• Analytische cookies: met de analytische cookies houden wij bijvoorbeeld de bezoekersstatistieken bij. Door het websitegebruik te meten, kunnen we onze website verder optimaliseren.

• Social media cookies en andere cookies van derden.

• Flex@ble maakt ter verdere verbetering van zijn dienstverlening gebruik van de volgende marketingcookies: LinkedIn Insight – LinkedIn USA, Youtube (Google), Facebook Connect – Meta Platforms, Google Analytics.

Voor bepaalde cookies dien je Flex@ble toestemming te geven.

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheids-datum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser of vind hier een algemene toelichting: https://veiliginternetten.nl/thema/privacy/cookies-browsegeschiedenis-en-auto-aanvullen/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

(CONTACTPERSONEN VAN) OPDRACHTGEVERS EN ANDERE ZAKENRELATIES

Wij zijn verplicht tot het verschaffen van persoonsgegevens aan bevoegde autoriteiten en instanties, zoals:

• Belastingdienst;

• Adviseurs en andere leveranciers van expertisediensten, die wij inschakelen in verband met een correcte naleving van onze wettelijke verplichtingen;

• Overige relevante overheidsinstellingen en toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wij zien erop toe dat er zo nodig met deze derden afspraken worden gemaakt over de eisen waar de gegevensuitwisseling aan moet voldoen en specifiek dat de betreffende derde partij eveneens de AVG naleeft. De verzamelde persoonsgegevens zullen niet worden uitgeleend, verhuurd, verkocht of anders openbaar worden gemaakt dan op de hiervoor genoemde wijzen. Zonder wettelijke grondslag zullen wij geen gegevens doorgegeven aan een land buiten de Europese Unie.

RETARGETING

Uit verschillende bronnen combineren wij uw persoonsgegevens. Dat doen we om u de beste on-line-ervaring te kunnen bieden. Dit doen wij door diverse gegevens van u aan elkaar te koppelen, zoals uw websitebezoek, zoekgeschiedenis, maar ook uw surfgedrag op onze of externe websites. Door uw gegevens te combineren kunnen wij gepersonaliseerde aanbiedingen en gepersonaliseerde content op de website of social mediakanalen publiceren, die aansluiten bij uw interesses. Op deze wijze kunnen wij gerichtere aanbiedingen doen, op onze website maar ook via externe advertenties, zoals via sociale media.
Wij maken alleen profielen met uw toestemming, wij vragen namelijk de vereiste toestemming voordat wij dit soort cookies gebruiken. Bij het verzamelen en combineren van uw gegevens maken we op de website gebruik van cookies. Wij kunnen aan de hand van cookies bijvoorbeeld zien naar welke pagina’s op onze website u bent genavigeerd, welke advertenties op externe websites aan u zijn getoond en of u ze heeft bekeken of niet, en welke pagina’s u heeft aangeklikt. Zie COOKIES, OF VERGELIJKBARE TECHNIEKEN, DIE WIJ GEBRUIKEN voor een overzicht van de cookies die we gebruiken, ook voor de hiervoor beschreven doeleinden.

BEVEILIGING VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Wij vinden een goede beveiliging van uw persoonsgegevens erg belangrijk. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen (cyber)criminaliteit, vernietiging, verlies of een andere onrechtmatige verwerking. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging voor een organisatie als de onze. Wij evalueren de getroffen maatregelen periodiek en stellen die zo nodig bij. Indien wij gebruik maken van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zullen wij afspraken maken over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Wij zorgen dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werkzaamheden.

Met iedereen die de beschikking krijgt over de door ons verwerkte persoonsgegevens en niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht heeft, komen wij een verplichting tot geheimhouding daarvan overeen.

PRIVACY RECHTEN VAN BETROKKENEN

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene rechten waarvan u gebruik kunt maken tegenover organisaties die hun persoonsgegevens verwerken. Dit zijn de volgende rechten:

RECHT OP INZAGE EN/OF RECTIFICATIE

Met een verzoek tot inzage of rectificatie kunt u opvragen welke gegevens wij van u verwerken, waarvoor, hoe wij aan deze gegevens komen en welke bewaartermijnen wij hanteren. Daarnaast kunt u verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren.

RECHT OP BEPERKING VAN DE VERWERKING

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken mogelijk onjuist zijn, onrechtmatig worden verwerkt, niet meer nodig zijn of u bezwaar maakt tegen de verwerking zoals hierna beschreven, zullen wij op uw verzoek (tijdelijk) stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens of uw persoonsgegevens slechts in een beperkt aantal gevallen verwerken.

RECHT OP GEGEVENSWISSING

Als uw relatie met ons is geëindigd, kunt u ons verzoeken tot verwijdering van uw persoonsgegevens, welk verzoek wij altijd honoreren als de gegevensverwerking uitsluitend op toestemming is gebaseerd. In alle overige gevallen beoordelen wij of er redenen zijn die aan complete of gedeeltelijke gegevenswissing in de weg staan, zoals wettelijke bewaarverplichtingen.

RECHT OP GEGEVENSOVERDRACHT

Als wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken op grond van door u verleende toestemming of in het kader van een met u gesloten overeenkomst, heeft u het recht om ons te verzoeken die gegevens aan uzelf of aan een door u aan te wijzen derde over te dragen. In het geval van een overeenkomst met u is een dergelijke overdracht alleen mogelijk als de overeenkomst met u is geëindigd. Wij wijzen u erop dat gegevens die wij op een andere grondslag verwerken, zoals een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang, niet voor overdracht in aanmerking komen.

RECHT OP BEZWAAR

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang van Flex@ble (onder meer voor screening, direct marketing of profilering), dan kunt u ons verzoeken om daarmee te stoppen. Wij beoordelen vervolgens of wij aan uw verzoek zullen voldoen.

RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN BIJ DE AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de AVG, kunt u hierover te alle tijden een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de formaliteiten voor het indienen van een dergelijke klacht verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING

Flex@ble heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring worden op de website van Flex@ble gepubliceerd. Geen van de bepalingen uit deze privacyverklaring heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Flex@ble en u als betrokkene.

VRAGEN EN CONTACT

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring of in verband met het uitoefenen van de hiervoor genoemde rechten, kunt u contact opnemen met Flex@ble via de volgende contactgegevens:

E-mailadres: info@flexable.nl

Telefoonnummer: +31 (0)85 080 5313

Postadres: Kennedyplein 1, 2421 EN, Nieuwkoop

Bezoekadres: De Cuserstraat 91 (linkergebouw), 1081 CN, Amsterdam

De actuele versie van deze privacyverklaring is op 14-04-2023 opgesteld.